Suele ser una tarea a la que se le presta menos atención que a otras y sin embargo es de las más importantes. Es fundamental que un Administrador actúe por si mismo y no espere a los problemas para reaccionar. Es difícil que tus usuarios te respeten, si no te organizas bien y no planificas con el suficiente tiempo las cosas. Las cosas más importantes en este sentido serían:
Distribución del tiempo
Hay que tratar de distribuir el tiempo entre las múltiples tareas que un Administrador debe realizar. No es oportuno centrarse en una sola actividad y descuidar otras que aunque en ese momento puedan ser menos importantes, también requieren de atención.
Políticas y normas
Hay que fijar la política de uso que tendrá el sistema. Esa política debe ser aceptada por la organización y conocida por los usuarios. Un sistema que no disponga de unas normas de conducta básicas, puede convertirse en un caos.
Auto-educación
Un administrador, como cualquier informático, debe estar continuamente aprendiendo nuevas cosas. Además la administración de sistemas es una tarea con tantos aspectos que es muy complicado llegar a dominar totalmente un SO, siempre aparecerán situaciones nuevas o problemas para los que no tendremos una respuesta. Por si fuera poco, en el mundo de los sistemas operativos aparecen versiones nuevas con mucha frecuencia y hay que mantenerse al día e informado sobre las novedades que existen.
Planificación
¿Cuáles son los requisitos y las necesidades del sistema los próximos 12 meses? Hay que planificar el futuro del sistema con antelación y siempre en función de las necesidades previstas. Sino se hace con tiempo, siempre acaba pillándote el tiempo.
Automatización
Hay que tratar de automatizar todas las tareas que se pueda. Eso hace el trabajo más simple y permite disponer de más tiempo para otras tareas.
Documentación
Por varios aspectos: para conocer uno mismo la situación del sistema con exactitud y, por otra parte, para que cualquier persona de la organización pueda saberlo, sobre todo si la administración se desarrolla en un grupo de trabajo.
Sin duda la tarea más odiada por cualquier informático y también una de las más importantes, sobre todo para un administrador. En este contexto, la documentación no tiene mucho que ver con la de un programa tradicional, no se trata de contar a los usuarios como funciona el sistema. Más bien debe incluir lo siguiente:
Guardar un libro donde se registren todos los cambios hechos en el sistema
Guardar toda la información de los equipos, localización física, datos de su compra, etc. Hay que apuntar hasta como están conectados los equipos.
Etiquetar el hardware. Cuando se llevan a cabo tareas de mantenimiento, es necesario conocer información acerca del tipo de controlador de disco duro, el número y tamaño de los discos duros, cómo son sus participaciones, los nombres de equipos, sus direcciones IP, los nombres de los periféricos, cualquier comando o combinación de teclas para esa máquina (pe: como resetearla) y otras muchas cosas. Tener esa información disponible, hace más sencillo el mantenimiento.
Elaborar informes. Tanto de lo que el administrador hace como del funcionamiento de las máquinas. Esto último es especialmente importante y será discutido luego.
Producir documentación sobre como usar tu sistema. Será útil tanto para los usuarios como para otros administradores.
¿Por qué guardar registros?
No es inusual que un administrador gaste 2 ó 3 días para resolver un problema. Si una vez resuelto, no registras cómo lo has hecho, puedes tener un problema si el mismo fallo vuelve a ocurrir dentro de un año y ya no recuerdas como lo hiciste. Todos somos muy listos y pensamos que nos vamos a acordar de todo, pero la realidad demuestra que después de unos meses las cosas no son tan bonitas.
Registrar todo hará que tu sistema sea más fiable, más sencillo de mantener y más accesible.
¿Qué tipo de registros?
Es habitual que un administrador mantenga un diario con las cosas que hace. No hay un formato estándar, pero esos cuadernos de bitácora pueden ser de dos tipos:
Electrónico, empleando algún programa o simplemente un fichero o varios ficheros para registrar la información.
Tradicional, en cuadernos o libretas (preferiblemente de anillas, para poder meter y sacar hojas) y escrito a mano.
Seguramente, lo más normal es tener una documentación mixta, parte en formato electrónico y completada con documentación en papel. Cada uno de los sistemas tienen sus ventajas y sus inconvenientes.
¿Qué registrar?
Cualquier cosa que pienses que puedes necesitar para reconstruir un estado correcto del sistema. Información imprescindible puede ser la siguiente:
Copias de la política referente a usuarios (nombres de usuarios), estructura de directorios, etc...
Puede ocurrir que ciertos archivos deban encontrarse en un determinado directorio.
Diagramas de conexiones físicas y disposición de las máquinas y la red.
Cualquier información necesaria para reconstruir tu sistema, pe, la configuración de la BIOS en un PC, información sobre los discos duros y particiones.....
Copias de los ficheros de configuración más importantes.
Modificaciones diarias.
Lista de comandos útiles.
Lista de solución a problemas comunes.
Ejemplo de fichero log
El tipo de información dependerá del tus responsabilidades y de la magnitud de tu sistema (del sistema en sí y de la organización que lo administra, una persona o varias).
Es posible que se pueda dividir en las siguientes secciones:
Información sobre la configuración: mapa de la red, información del cableado, datos de las máquinas
Políticas y procedimientos, nombres de usuarios, localización de directorios
Comandos útiles (es inútil tenerlos siempre a mano si no te los sabes)
Modificaciones diarias hechas en el sistema a lo largo de su evolución, así siempre sabrás lo que has hecho en tu sistema.
Cada entrada de este fichero debe contener información sobre la fecha, la razón del cambio y cómo se ha hecho ese cambio.
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